Datenschutzerklärung Veranstaltungen

1. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Datenschutz

Die Organisatoren von Veranstaltungen nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Wenn Sie sich für Veranstaltungen anmelden, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben. Personenbezogene Daten sind Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen. Sie erläutert auch, wie und zu welchem Zweck das geschieht.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z.B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung im Rahmen der Anmeldung für Veranstaltungen des JFF ist:

JFF – Jugend Film Fernsehen e. V.
Arnulfstr. 205
80634 München

Telefon: +49 89 689890
E-Mail: jff@jff.de

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z.B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.

Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen); im letztgenannten Fall erfolgt die Löschung nach Fortfall dieser Gründe.

Allgemeine Hinweise zu den Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung für Veranstaltungen

Sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, sofern besondere Datenkategorien nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden. Im Falle einer ausdrücklichen Einwilligung in die Übertragung personenbezogener Daten in Drittstaaten erfolgt die Datenverarbeitung außerdem auf Grundlage von Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar. Sind Ihre Daten zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Des Weiteren verarbeiten wir Ihre Daten, sofern diese zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich sind auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die Datenverarbeitung kann ferner auf Grundlage unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen. Über die jeweils im Einzelfall einschlägigen Rechtsgrundlagen wird in den folgenden Absätzen dieser Datenschutzerklärung informiert.

Hinweis zur Datenweitergabe in die USA und sonstige Drittstaaten

Wir verwenden unter anderem Tools von Unternehmen mit Sitz in den USA oder sonstigen datenschutzrechtlich nicht sicheren Drittstaaten. Wenn diese Tools genutzt werden, können Ihre personenbezogene Daten in diese Drittstaaten übertragen und dort verarbeitet werden. Wir weisen darauf hin, dass in diesen Ländern kein mit der EU vergleichbares Datenschutzniveau garantiert werden kann. Beispielsweise sind US-Unternehmen dazu verpflichtet, personenbezogene Daten an Sicherheitsbehörden herauszugeben, ohne dass Sie als Betroffener hiergegen gerichtlich vorgehen könnten. Es kann daher nicht ausgeschlossen werden, dass US-Behörden (z. B. Geheimdienste) Ihre auf US-Servern befindlichen Daten zu Überwachungszwecken verarbeiten, auswerten und dauerhaft speichern. Wir haben auf diese Verarbeitungstätigkeiten keinen Einfluss.

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung in besonderen Fällen sowie gegen Direktwerbung (Art. 21 DSGVO)

WENN DIE DATENVERARBEITUNG AUF GRUNDLAGE VON ART. 6 ABS. 1 LIT. E ODER F DSGVO ERFOLGT, HABEN SIE JEDERZEIT DAS RECHT, AUS GRÜNDEN, DIE SICH AUS IHRER BESONDEREN SITUATION ERGEBEN, GEGEN DIE VERARBEITUNG IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN WIDERSPRUCH EINZULEGEN; DIES GILT AUCH FÜR EIN AUF DIESE BESTIMMUNGEN GESTÜTZTES PROFILING. DIE JEWEILIGE RECHTSGRUNDLAGE, AUF DENEN EINE VERARBEITUNG BERUHT, ENTNEHMEN SIE DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG. WENN SIE WIDERSPRUCH EINLEGEN, WERDEN WIR IHRE BETROFFENEN PERSONENBEZOGENEN DATEN NICHT MEHR VERARBEITEN, ES SEI DENN, WIR KÖNNEN ZWINGENDE SCHUTZWÜRDIGE GRÜNDE FÜR DIE VERARBEITUNG NACHWEISEN, DIE IHRE INTERESSEN, RECHTE UND FREIHEITEN ÜBERWIEGEN ODER DIE VERARBEITUNG DIENT DER GELTENDMACHUNG, AUSÜBUNG ODER VERTEIDIGUNG VON RECHTSANSPRÜCHEN (WIDERSPRUCH NACH ART. 21 ABS. 1 DSGVO).

WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN VERARBEITET, UM DIREKTWERBUNG ZU BETREIBEN, SO HABEN SIE DAS RECHT, JEDERZEIT WIDERSPRUCH GEGEN DIE VERARBEITUNG SIE BETREFFENDER PERSONENBEZOGENER DATEN ZUM ZWECKE DERARTIGER WERBUNG EINZULEGEN; DIES GILT AUCH FÜR DAS PROFILING, SOWEIT ES MIT SOLCHER DIREKTWERBUNG IN VERBINDUNG STEHT. WENN SIE WIDERSPRECHEN, WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN ANSCHLIESSEND NICHT MEHR ZUM ZWECKE DER DIREKTWERBUNG VERWENDET (WIDERSPRUCH NACH ART. 21 ABS. 2 DSGVO).

Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes zu. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.

Recht auf Daten­übertrag­barkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

Auskunft, Sperrung, Löschung

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit unter der im Impressum angegebenen Adresse an uns wenden.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Hierzu können Sie sich jederzeit an uns wenden. Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung besteht in folgenden Fällen:

  • Wenn Sie die Richtigkeit Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten bestreiten, benötigen wir in der Regel Zeit, um dies zu überprüfen. Für die Dauer der Prüfung haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
  • Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unrechtmäßig geschah/geschieht, können Sie statt der Löschung die Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen.
  • Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr benötigen, Sie sie jedoch zur Ausübung, Verteidigung oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigen, haben Sie das Recht, statt der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
  • Wenn Sie einen Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben, muss eine Abwägung zwischen Ihren und unseren Interessen vorgenommen werden. Solange noch nicht feststeht, wessen Interessen überwiegen, haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

Wenn Sie die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt haben, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

2. Datenschutzbeauftragter

Gesetzlich vorgeschriebener Datenschutzbeauftragter

Wir haben für unseren Verein einen Datenschutzbeauftragten bestellt.


infodataplan
Thomas Krepkowski
Fendelsring 19
86609 Donauwörth


Telefon: +49 906 70587444
E-Mail: extdsb@infodataplan.de

3. Datenerfassung zur Veranstaltungsanmeldung, -teilnahme

Wir bieten regelmäßig Veranstaltungen verschiedenster Art an, für die Sie sich online anmelden können.

Im Rahmen der Anmeldung für eine Veranstaltung müssen einige Pflichtangaben getätigt werden. 

Dazu gehören:

  • Vor- und Nachname
  • E-Mail-Adresse
  • Institution, Arbeitsbereich
  • Bundesland
  • Angaben zur fachlichen Vorbereitung der Teilnahme

Zudem können oftmals je nach Veranstaltungsart freiwillig weitere Angaben getätigt werden, wie bspw.:

  • Sonstige Nachrichten, Hinweise vom Teilnehmer
  • Telefonnummer

Die Verarbeitung der Pflichtangaben erfolgt, um Sie als Teilnehmer*in der Veranstaltung identifizieren zu können, zur Reservierung des Teilnahmeplatzes und um Sie vor, während und im Anschluss an die Veranstaltung mit Informationen zu der Veranstaltung (auch Infos zur Reisekostenerstattung) zu versorgen, die Ihnen eine optimale Teilnahme ermöglichen sollen und uns die Planung und Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs ermöglicht. Ohne diese Pflichtangaben können sie nicht an der Veranstaltung teilnehmen.

Die Angabe der freiwilligen Daten ermöglichen uns, die Veranstaltung interessen- und altersgerecht planen und durchführen zu können.

Die Datenverarbeitung der Pflichtangaben erfolgt auf Anfrage der interessierten Teilnehmer*innen und ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO zu den genannten Zwecken für die Erfüllung des Teilnehmervertrages und den vorvertraglichen Maßnahmen erforderlich.

Die Datenverarbeitung der freiwilligen Angaben erfolgt auf Grundlage einer Einwilligung nach Art. 6. Abs. 1. S. 1. Lit. a DSGVO. Sie erfolgt zum Zweck, die Veranstaltungen teilnehmerbezogen planen und durchführen zu können.

Die für die Veranstaltung von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf von 6 Monaten nach Abschluss der Veranstaltung von uns gespeichert, soweit wir nicht aufgrund anderer Rechtsgrundlage zur längeren Speicherung berechtigt oder verpflichtet sind. Diese Berechtigungen und Verpflichtungen können sich aus u.a. aus der Verwendung von Fördergeldern für die Veranstaltungen oder aus Erfordernissen der Buchhaltung ergeben (gemäß Art. 6. Abs. 1 S.1 lit. c DSGVO).

Wenn Sie sich für eine Veranstaltung angemeldet haben, kann es im Rahmen der Vertragserfüllung erforderlich sein, dass Ihre personenbezogenen Daten an eine*n externe*n Veranstalter*in oder Projektpartner*in übermittelt werden müssen. Dieser wird personenbezogenen Daten nur im Rahmen der Veranstaltung und insbesondere zur Teilnehmerverwaltung verarbeiten.

4. Audio- und Videokonferenzen, Kollaboration-Tools

Datenverarbeitung

Für die Durchführung der Online-Veranstaltung setzen wir unter anderen Online-Konferenz-Tools und weitere Online-Tools ein. Die im Einzelnen von uns genutzten Tools sind unten aufgelistet.

Im Speziellen nutzen die Referent*innen möglicherweise weitere Online-Tools in eigener Verantwortung. Für die Datenverarbeitung bei Nutzung dieser Tools sind die entsprechenden Datenschutzhinweise der jeweiligen Anbieter zu konsultieren.

Wenn Sie mit uns per Video- oder Audiokonferenz via Internet kommunizieren, werden Ihre personenbezogenen Daten von uns und dem Anbieter des jeweiligen Online-Tools erfasst und verarbeitet.

Die Online-Tools erfassen dabei alle Daten, die Sie zur Nutzung der Tools bereitstellen/einsetzen (E-Mail- Adresse und/oder Ihre Telefonnummer). Ferner verarbeiten die Konferenz-Tools die Dauer der Konferenz, Beginn und Ende (Zeit) der Teilnahme an der Konferenz, Anzahl der Teilnehmer*innen und sonstige „Kontextinformationen“ im Zusammenhang mit dem Kommunikationsvorgang (Metadaten).

Des Weiteren verarbeitet der Anbieter des Tools alle technischen Daten, die zur Abwicklung der Online-Kommunikation erforderlich sind. Dies umfasst insbesondere IP-Adressen, MAC-Adressen, Geräte-IDs, Gerätetyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, Kameratyp, Mikrofon oder Lautsprecher sowie die Art der Verbindung.

Sofern innerhalb des Tools Inhalte ausgetauscht, hochgeladen oder in sonstiger Weise bereitgestellt werden, werden diese ebenfalls auf den Servern der Tool-Anbieter gespeichert. Zu solchen Inhalten zählen insbesondere Cloud-Aufzeichnungen, Chat-/ Sofortnachrichten, Voicemails hochgeladene Fotos und Videos, Dateien, Whiteboards und andere Informationen, die während der Nutzung des Dienstes geteilt werden.

Bitte beachten Sie, dass wir nicht vollumfänglich Einfluss auf die Datenverarbeitungsvorgänge der verwendeten Tools haben. Unsere Möglichkeiten richten sich maßgeblich nach der Unternehmenspolitik des jeweiligen Anbieters. Weitere Hinweise zur Datenverarbeitung durch die Konferenztools entnehmen Sie den Datenschutzerklärungen der jeweils eingesetzten Tools, die wir unter diesem Text aufgeführt haben.

Zweck und Rechtsgrundlagen

Die Konferenz-Tools werden genutzt, um mit den Referent*innen und Teilnehmenden zu kommunizieren oder bestimmte Leistungen und Inhalte anzubieten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO). Des Weiteren dient der Einsatz der Tools der allgemeinen Vereinfachung und Beschleunigung der Kommunikation mit uns (berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit eine Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt der Einsatz der betreffenden Tools auf Grundlage dieser Einwilligung; die Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar.

Speicherdauer

Die unmittelbar von uns über die Video- und Konferenz-Tools erfassten Daten werden von unseren Systemen gelöscht, sobald Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Gespeicherte Cookies verbleiben auf Ihrem Endgerät, bis Sie sie löschen. Zwingende gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

Auf die Speicherdauer Ihrer Daten, die von den Betreibern der Konferenz-Tools zu eigenen Zwecken gespeichert werden, haben wir keinen Einfluss. Für Einzelheiten dazu informieren Sie sich bitte direkt bei den Betreibern der Konferenz-Tools.

Eingesetzte Konferenz- und Online-Tools

Vom Veranstalter werden in eigener Verantwortung folgende Konferenz- und Online-Tools eingesetzt:

Big Blue Button

Wir nutzen das Videokonferenzsystem BigBlueButton (BBB), ein DSGVO-konformes Open-Source-Tool. Wenn Sie über BigBlueButton mit uns kommunizieren, werden alle mit diesem Kommunikationsvorgang verbundenen Daten im Auftrag auf deutschen Servern der Hosting-Firma MINERVIS verarbeitet.

Aufzeichnung von Konferenzen

Wir können die Video- und Audiokonferenzen, die wir bei BigBlueButton durchführen, aufzeichnen.

Auftragsverarbeitung

Die Videokonferenz-Plattform wird nicht selbst vom Veranstalter betrieben, sondern in seinem Auftrag durch die Minervis GmbH. Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) mit dem vorgenannten Anbieter geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten der Teilnehmenden nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

Microsoft Teams

Wir nutzen Microsoft Teams. Anbieter ist die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Details zur Datenverarbeitung entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Microsoft Teams: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.

Auftragsverarbeitung

Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) zur Nutzung des oben genannten Dienstes geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

Zoom

Wir nutzen Zoom. Anbieter dieses Dienstes ist die Zoom Communications Inc., San Jose, 55 Almaden Boulevard, 6th Floor, San Jose, CA 95113, USA. Details zur Datenverarbeitung entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Zoom: https://zoom.us/de-de/privacy.html.

Die Datenübertragung in die USA wird auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission gestützt. Details finden Sie hier: https://zoom.us/de-de/privacy.html.

Auftragsverarbeitung

Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) zur Nutzung des oben genannten Dienstes geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

5. Anfertigung, Verwendung von Foto- und Videoaufnahmen

Im Rahmen von Veranstaltungen werden Audio-, Foto- und Videoaufnahmen angefertigt zum Zwecke der internen und externen Dokumentation. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, den*die Fotograf*in bzw. Kameramann/-frau anzusprechen und zu erklären, dass Sie keine Aufnahmen Ihrer Person wünschen. Sie können uns auch im Nachgang der Veranstaltung mitteilen, dass Sie der Speicherung der Aufnahmen von Ihrer Person widersprechen.

Bei Online-Veranstaltungen wird vor dem Anfertigen von Aufnahmen darauf hingewiesen, dass die Aufnahme in Kürze startet. Sie haben dann die Möglichkeit die Online-Veranstaltung zu verlassen, Ton und/oder Kamera zu deaktivieren oder Ihren Anmeldenamen in ein Pseudonym zu ändern.

Rechtsgrundlage für die mit der Anfertigung der Aufnahmen verbundene Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, beruhend auf unserem Interesse an der Dokumentation der Veranstaltung und unserer Außendarstellung.

6. Verwendung von Foto- und Videoaufnahmen

Wir möchten die angefertigten Aufnahmen gern zur Dokumentation und zur Außendarstellung auf unserer Website sowie ggf. in unseren Social-Media-Profilen (Facebook, Twitter) sowie in Offline-Publikationen verwenden. Hierfür bearbeiten wir die Aufnahmen zunächst (z.B. durch Wahl des Bildzuschnittes) und stellen die bearbeiteten Aufnahmen ohne Nennung Ihres Namens online.

Die jeweiligen Websites sind frei im Internet und damit weltweit abrufbar. Wir weisen darauf hin, dass die Unterseiten einschließlich etwaiger Foto- und Videoaufnahmen über Suchmaschinen aufgefunden werden können. Die Anbieter*innen der Social-Media-Plattformen verarbeiten und nutzen Daten, die auf den Plattformen eingestellt sind, ggf. für eigene Zwecke. Diese Datenverarbeitung ist unserer unmittelbaren Kontrolle entzogen.

Des Weiteren beziehen wir uns als Rechtsgrundlage für die mit der Verwendung der Aufnahmen verbundene Datenverarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, beruhend auf unserem Interesse an der Dokumentation der Veranstaltung und der Außendarstellung. 
In diesem Fall können Sie uns auch im Nachgang der Veranstaltung mitteilen, dass Sie der Verwendung der Aufnahmen von Ihrer Person widersprechen. 

7. Gültigkeit der Datenschutzerklärung

Version, Inkrafttreten

Diese Datenschutzerklärung für Veranstaltungen im Rahmen des Projekts medien-weiter-bildung.de gilt
ab dem 17.04.2023
und trägt die Versionsnummer
v1.0

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