3 Fragezeichen – 3 Ausrufezeichen!

Während vor ein paar Jahren eine (meist teuer zu bezahlende) Telefonkonferenz noch das höchste der zusammengeschalteten Gefühle war, hat sich die Welt mit Beginn der Covid-19-Pandemie mit rasanter Geschwindigkeit auf Homeoffice und die damit verbundenen Videokonferenztools umgestellt.

Nachdem wir in diesem Zusammenhang viele verschiedene Werkzeuge kennengelernt haben und die Anfangsschwierigkeiten- und Abneigungen überwunden sind, stellt die Nutzung eines Videokonferenzsystems mehr als zwei Jahre später keine große Herausforderung mehr dar. Die meisten Teilnehmer*innen haben ihr Setup (sowohl technisch als auch im wahrsten Sinne des Wortes) gefunden. Da sie meist alleine im Raum sitzen, sind auch keine Störungen akustischer Art oder Beeinträchtigung der Bandbreite zu befürchten. Etwas komplizierter wird es, wenn eine hybride Veranstaltung geplant wird, bei der Teilnehmer*innen gleichberechtigt sowohl on- als auch offline teilnehmen sollen.

Wir haben uns Gedanken über eine übersichtliche Anleitung und Darstellung verschiedener Veranstaltungsformate gemacht und zeigen hier drei Szenarien auf, wie Sie eine hybride Veranstaltung über die Bühnen beider Welten bringen können.

Mit Klick auf die Grafiken gelangen Sie zu den Anleitungen der Veranstaltungsformate:

Szenario 01: Kleine Veranstaltung

Szenario 02: Mittlere Veranstaltung

Szenario 03: Große Veranstaltung

Fazit

Die Videokonferenz (und Streamingtechnik) ermöglicht es plötzlich allen möglichen Veranstaltungen, dass alle möglichen Speaker*innen für Keynotes gedacht und angefragt werden können, die vorher schon an den Reisekosten gescheitert wären.

Von den genannten Fallstricken nicht abschrecken lassen – es ist kein Hexenwerk und mit ausreichendem Planungsvorlauf ist alles machbar. Grundsätzlich bietet es sich immer an, eine Trockenübung vor der eigentlichen Veranstaltung zu machen, d. h. meistens hilft im Vorfeld eine kleine Skizze/ein Schaltplan, um rauszufinden wo noch ein Denkfehler sitzt oder ein Kabel fehlt. Weiterhin hilft es die Technik beim Zusammenstellen/Ausleihen schon einmal aufzubauen und zu verkabeln, dann merkt man schnell, welche Adapter funktionieren und welche nicht und zu guter Letzt empfiehlt sich immer eine Art Generalprobe der eigentlichen Veranstaltung am Vortag oder am Vormittag vor der Abendveranstaltung.

FAILING TO PREPARE IS PREPARING TO FAIL

Trotzdem gibt es im echten Leben immer wieder Momente, die sich nicht planen lassen – beispielsweise ein Netzanbieter, der eine Leitung am Tag der Veranstaltung abschaltet etc.

Ein weiterer Aspekt, der hier noch gar nicht abgedeckt wurde ist der der Inklusion – z. B. über Untertitel, leichte Sprache, Gebärdendolmetscherin, etc.